Como fazer uma checklist para Eventos Corporativos

Para ter um evento corporativo de qualidade é necessário ter apenas duas competências: escolher os melhores profissionais e saber se organizar. Sem eles não é possível realizar, por exemplo, uma palestra de sucesso. Pensando nesta necessidade, fizemos este artigo para falar sobre a importância da organização antes de realizar o seu evento. Para lhe ajudar a se planejar, trouxemos algumas dicas de como fazer sua checklist para eventos corporativos.

  1. Separe sua lista em local, preparação do evento, materiais, alimentos e bebidas, decoração e pós-evento. Não deixe de conferir seu checklist, pois ele é fundamental para que as etapas sejam cumpridas e estejam devidamente organizadas, evitando falhas e imprevistos.
  2. Definir qual o local do seu evento, pensando em dimensionamento, formato, listar quais são os locais que mais se encaixam de acordo com o perfil do evento, conferir os locais que foram selecionados, afim de averiguar se realmente é o local adequado, avaliação do espaço e contratação do local definido.
  3. Ter em mãos a lista de atrações do evento, definição do valor ou entrega dos convites, como será feita a divulgação, produção dos materiais, se terá um vídeo institucional para abrir o evento ou introduzido pelo próprio mediador, apresentação feita através da projeção no painel, kit de boas-vindas, etc.
  4. Produzir um roteiro para ter a ordem de andamento da cerimônia.
  5. Definir qual será a disposição dos elementos do evento: disposição da palco e mesas, decoração, sonorização, iluminação, projeção de imagens e apresentações, sinalização, ventilação do local.
  6. Contratar serviço de recepção para os convidados.

Agora que você já sabe as principais dicas para se organizar e fazer sua checklist que poderão lhe auxiliar na hora de montar seu evento, não se esqueça de organizar tudo para torna-lo ainda mais atrativo. Caso precise de serviços de sonorização, iluminação ou de painéis de LED em Porto Alegre ou na região metropolitana, conte com a gente! Nós fornecemos tudo que você precisa para tornar seu evento muito mais organizado por um preço justo e com a qualidade garantida!

E-mail: contato@organizasom.com.br

Telefone: (51) 3013-3497

WhatsApp: (51) 99652-6884

Top 5 de Tendências para Eventos Corporativos em 2018

Atualmente, produtores de eventos e fornecedores de serviços para organização de festas precisam estar atentos as novidades, para assim, poder oferecer melhores soluções para seus clientes. Pensando nesta necessidade, separamos as 5 tendências para deixar seu evento ainda mais atrativo e econômico no ano de 2018.
1. Drones
A utilização de drones é um grande diferencial para o seu evento, porque além de ter um vídeo gravado de vários ângulos diferentes, você ainda poderá transmiti-lo ao vivo no seu evento. Além disso, ele pode ser operado a distância e é silencioso, evitando causar desconforto nos seus convidados.
2. Tecnologia Hi-tech
Com a tecnologia hi-tech você poderá usar decorações interativas, onde são projetadas as imagens desejadas, evitando custos desnecessários como flores e objetos decorativos. Além do benefício de economizar com a aquisição de materiais, você também pode personalizar a projeção de luzes de acordo com o tema do seu evento e deixá-lo mais harmônico. E ainda a tecnologia hi-tech é ecologicamente correta, se causar desperdício com objetos descartáveis.
3. Live streaming
Uma das maiores tendências do mercado digital são as transmissões ao vivo. Nada mais interativo do que mostrar seu evento para pessoas que não foram convidadas ou até mesmo para quem mora em outro país, e elas terem a oportunidade de comentar e reagir sobre o evento no exato momento em que ele está acontecendo.
4. Aplicativos para interação dos participantes
Aplicativos são um diferencial para o seu evento, afim de torna-lo mais interativo e chamar atenção dos seus convidados. Podem ser utilizados principalmente em palestras onde o palestrante pode fazer a solicitação do envio de comentários, notas, votações, entre outras opções.
5. Convite digital
É de extrema importância que cada convidado receba o seu devido convite com as informações principais do evento como: data, horário, local, tema, entre outros. Com a tecnologia, é possível facilitar o processo de envio do convite, tornando esta relação a distância menos complicada. Por isso, é importante enviar um convite digital, que esteja disponível por e-mail e por outros meios de contato, como celular ou redes sociais.
Agora que você já sabe as principais tendências que poderão lhe auxiliar na hora de organizar seu evento, não se esqueça de organizar tudo para torna-lo ainda mais atrativo. Caso precise de serviços de sonorização, iluminação ou de painéis de LED em Porto Alegre ou na região metropolitana, conte com a gente! Nós fornecemos tudo que você precisa para tornar seu evento muito mais organizado por um preço justo e com a qualidade garantida!
E-mail: contato@organizasom.com.br
Telefone: (51) 3013-3497
WhatsApp: (51) 99652-6884

Dicas de como controlar gastos do meu evento

Quem realiza eventos sabe como é trabalhoso organizar uma festa, demanda muita atenção e dedicação para buscar as melhores alternativas. Além disso, é necessário ter clareza de que tipo de evento será realizado, data, local, convidados, convites, entre outros. Por isso, é muito importante realizar um planejamento com antecedência, assim, acaba-se evitando grandes surpresas indesejadas.

Entendendo essa necessidade, para ajudar você a evitar imprevistos, montamos algumas dicas de como controlar os gastos planejando sua festa, visando apenas o essencial e ajudando você a encontrar o local mais adequado a sua necessidade.

Orçamento

Verifique a quantidade de verba que você tem disponível para investir no seu evento. Esta etapa é fundamental, pois é ela que irá guia-lo para as opções que estejam de acordo com o que você pode pagar. Não busque por empresas que prometam apenas economia nos custos. Procure por locais que apresentem um valor que caiba dentro do seu orçamento e que esteja de acordo com a qualidade desejada. Muitas vezes, promessas de muita economia podem vir com uma grande dor de cabeça.

Pesquisa

Busque por orçamentos que sejam feitos sob medida para você. Assim, é possível ter os valores apenas dos serviços que você necessita, evitando pacotes cheios de supérfluos que acabam elevando o preço. Evite os “orçamentos prontos”, muitas vezes não atendem sua necessidade e entregam coisas que você vai acabar nem usando. Então, atenção na hora de solicitar seu orçamento!

Avalie Mais Opções

Mesmo que você receba uma indicação, avalie outras possibilidades. Informação é tudo! Isso ajudará você a negociar melhor com o profissional que te indicaram. Realize uma busca por festas e eventos utilizando palavras como: casa de festas, produtores de eventos, fornecedores de equipamentos de luz, som e imagem, cerimonialistas, entre outras.

Organização

Depois da coleta de informações agora é hora de colocar tudo em ordem no papel ou em uma planilha, para que fique mais visual e você possa ver os preços mais acessíveis, os que oferecem mais ou menos serviços, etc. O importante é que os valores estejam dentro do que você pode gastar.

Conferência

Na hora de tomar a decisão de compra, verifique novamente o que a empresa oferece, formas de pagamento, juros, multas, descontos, contrato de serviço e uma listagem de tudo que será realizado. Assim, além de ter um controle maior sobre o seu evento, você poderá avaliar se o serviço contratado foi efetivo e seguiu o que foi ofertado.

 

 

Agora que você já sabe dos principais cuidados que deve tomar para organizar um evento, planeje, pesquise e não se esqueça de montar tudo isso de uma maneira visual onde você possa comparar tudo mais facilmente, com os valores e pacotes. Caso precise de serviços de sonorização, iluminação ou de painéis de led em Porto Alegre ou na região metropolitana, conte com a gente! Nós fornecemos tudo que você precisa para tornar seu evento muito mais organizado por um preço justo e com a qualidade garantida!

 

E-mail: contato@organizasom.com.br

Telefone: (51) 3013-3497

WhatsApp: (51) 99652-6884

3 fatores para tornar sua palestra um sucesso

Ao planejar uma palestra, diversos objetivos são definidos, como encantar, empolgar, impactar, etc. Horas e horas são investidas em conteúdo, treino e muitas outras coisas, o que é certo e ninguém ousaria discutir isto. Porém, existem alguns fatores que são negligenciados neste planejamento, não só por palestrantes iniciantes, mas por aqueles que já possuem alguma experiência no mercado, que envolvem a maneira com a mensagem será transmitida e como o público irá recebê-la. Princípio básico de comunicação, não adianta termos uma bela mensagem para transmitir se o público não tiver condições de entendê-la.

Para ajudá-lo, apresentamos 3 fatores que você deve incluir no planejamento do seu evento para que ele seja de sucesso!

  1. Sonorização

Na hora de planejar seu evento, você deverá tomar muito cuidado a disposição do local, preferencialmente visitando este com antecedência, pois será necessário cuidar de questões de acústica para ter certeza que seu público irá receber a sua mensagem. Neste caso você deve levar em conta o tipo de microfone e a qualidade do mesmo, para evitar chiados ou falhas, o número de caixas de som para propagar sua mensagem e a potência que cada uma delas deve possuir. Uma dica muito importante que damos para você, caso seu foco seja palestras e você não esteja fazendo apenas uma, é que tenha seu próprio microfone, para não correr o risco de pegar um equipamento com defeito ou que não seja o específico para uso em palestras. Na hora de escolher o local para o seu evento, pesquise antes se este possui os recursos necessários para a sua apresentação, quais são estes recursos, realize testes ou procure uma equipe especializada que trabalhe com sonorização para planejar estes detalhes.

 

  1. Iluminação

Um dos fatores mais negligenciados na realização de eventos é a iluminação. Você tem que planejar a disposição desta, definindo o que deve ser destacado para o seu público e o que não deve ter tanto destaque assim. Também existe a questão da intensidade, para não causar desconforto por excesso ou até mesmo sono em seus convidados devido a um ambiente muito escuro. Verifique a estrutura que o local fornece de iluminação. Identifique os locais onde você fica mais visível para o seu público e qual a área que você pode explorar durante sua apresentação. Caso precisar de uma ajuda especializada para detalhar exatamente o que quer destacar e para realizar o planejamento da intensidade e disposição das luzes, entre em contato com um profissional especializado em iluminação.

 

  1. Apresentação

A maioria das pessoas possui como característica ter maior facilidade de compreensão através de imagem. Explore este recurso! Verifique a disponibilidade de projetores de imagem ou painéis de led para colocar sua apresentação. Resuma seu conteúdo em tópicos e imagens que complementem o que você irá falar. Textos e muitas informações escritas acabam desgastando seu público e destruindo a conexão que você está se esmerando para criar com ele.

 

 

Essas dicas são de extrema importância para que o seu evento se torne memorável! Por isso, inclua em seu planejamento e transforme até mesmo os lugares menos favoráveis em grandes aliados para sua apresentação.

 

Caso você precisar de auxílio para serviços de sonorização, iluminação, painel de led ou projeção de imagens em Porto Alegre e Região Metropolitana, entre em contato conosco e solicite seu orçamento!

 

E-mail: contato@organizasom.com.br

Telefone: (51) 3013-3497

WhatsApp: (51) 99652-6884